O uso de POP – Procedimento Operacional Padrão para capacitar e monitorar processos produtivos

Desenhando procedimentos operacionais padronizados
Os Procedimentos Operacionais Padronizados são importantes instrumentos para capacitação

Para uma organização tornar-se competitiva precisa incorporar Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) a suas rotinas operacionais .

Nos tempos atuais, a competitividade das organizações é dependente da produtividade das suas equipes. E para que as equipes sejam produtivas é necessário que todos os processos de gestão de rotinas estejam estabelecidos e bem estabilizados. A questão chave para a correta gestão de rotinas está na padronização.

Padronização envolve reunir tudo que é necessário, procedimentos, normas recursos, equipamentos de forma a garantir que as atividades de rotina aconteçam sempre da mesma maneira. Estas informações são estruturadas em documentos operacionais que orientam os colaboradores na correta execução das suas tarefas: Os procedimentos padronizados e as instruções de trabalho.

As organizações que contam equipes capacitadas em rotinas padronizadas tendem a ser muito mais produtivas. As atividades executadas pelas equipem tendem a ocorrer de forma mais sincronizada e com um número muito menor de erros, tendo como consequência uma maior produtividade.

Padronização = Capacitação = Aprendizagem = Produtividade

Os Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) e o conjunto de Instruções de Trabalho (IT) que o compõe a execução correta dos processos e definem como os trabalhos devem ser executados. De maneira geral, envolvem:

  • A definição dos objetivos para o procedimento e o conjunto de tarefas que deverão ser executas;
  • A relação dos recursos necessários;
  • Os locais aonde o procedimento deverá ser aplicado;
  • E as responsabilidades sobre a correta execução.

Como foi alertado anteriormente, não basta às organizações contarem com os POPs nas suas rotinas de trabalho para se tornarem produtivas. É necessário que todos os envolvidos na correta execução destas rotinas sejam treinadas. Isto não é assim simples, pois em uma organização dinâmica os POPs são documentos vivos que são constantemente atualizados , conforme a empresa vai evoluindo e aperfeiçoando o seu sistema de gestão.

  • Todas as pessoas envolvidas nas rotinas estão capacitadas na última versão do POP e compreendem claramente o que deve ser feito?
  • As pessoas estão executando as atividades operacionais conforme os POPs estabelecidos?
  • Se ocorrem não conformidades nos processos estas são rapidamente comunicadas para que os problemas sejam corrigidos e os POPs atualizados, incorporando as melhorias identificadas?

Estas apenas algumas das questões-chave que devem ser consideradas.

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